濰坊地區(qū)營收資金繳存及時性問題的調(diào)研報告
——濰坊分公司“不忘初心、牢記使命”主題教育調(diào)研成果典型案例
為扎實有效地開展“不忘初心、牢記使命”主題教育,把深入調(diào)研工作落到實處,根據(jù)濰坊分公司“不忘初心、牢記使命”主題教育領導小組辦公室工作安排,濰坊分公司黨委委員、財務總監(jiān)崔英同志結(jié)合分管工作,對濰坊地區(qū)營收資金精細化管理進行了調(diào)研。
一、第一次調(diào)研
2019年9月27日,圍繞營業(yè)廳在營收資金繳存及時性方面存在的困難及問題這個主題,濰坊分公司黨委委員、財務總監(jiān)崔英同志分別去寒亭、臨朐分公司部分營業(yè)廳開展了第一次調(diào)研,調(diào)研過程中了解到以下情況:
(一)鄉(xiāng)鎮(zhèn)營業(yè)人員相對少,工作安排密集
營業(yè)廳尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)營業(yè)人員較少,管轄區(qū)域跨度大,且工作人員兼顧安裝、維修施工和地推收費等工作,根據(jù)營業(yè)資金管理及時性要求,需要專人每天到去銀行存款,人手不夠。調(diào)研中就發(fā)現(xiàn)很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)營業(yè)廳的門上均貼上了“外出辦公,什么業(yè)務撥打什么電話”的牌子。
(二)每日存款時效性不高
調(diào)研時,很多營業(yè)廳普遍反映每天去銀行存款排隊時間太長,有時需要一上午或一下午,且部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)離銀行較遠,需配備車輛,非收費高峰期時可能只有小量的現(xiàn)金,存款卻需耗費大量人力、物力。
(三)用戶習慣先開通后交費,員工需墊款
由于現(xiàn)在競爭激烈,現(xiàn)在保戶任務非常艱巨,工作人員電話催費時,部分用戶習慣先開通業(yè)務,后將資金轉(zhuǎn)給員工,這種情況導致員工被動墊款。調(diào)研中就發(fā)現(xiàn),有些營業(yè)廳員工為了完成續(xù)費任務自己用個人資金進行墊款,員工不墊款就會存在繳款不及時的問題。
針對以上問題,召集市公司財務部人員共同探討解決問題的辦法,既要解決現(xiàn)在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)站反映的實際情況,又要保障營收資金及時準確的管理。財務部對這項調(diào)研成立專項小組,負責具體的問題解決方案實施。
二、第二次調(diào)研
(一)時效性調(diào)研
因為考慮問題解決時效性的問題,安排全市14家分公司的財務負責人,對所管理的本公司5個以上有代表性強的營業(yè)廳,有針對性地對以下事項再次進行調(diào)研,主要集中在:
1、營收資金無法做到日清日結(jié)、足額存入公司賬戶的原因,存在的困難等具體問題。
2、目前現(xiàn)有收費方式占比,如:現(xiàn)金、pos機刷卡、微信支付等用戶占比情況。
3、導致每日資金、票據(jù)、系統(tǒng)不一致的主要原因。
4、收入稽核人員對目前的收入?yún)R繳模式有何建議。
(二)召開全市營收資金專題討論會
10月21日,市公司財務部與各分公司財務負責人及部分公司報賬會計、市屬分公司市場部、營業(yè)廳代表在市公司2樓會議室召開了營收資金精細化管理專題討論會。會議主要分為三個部分:
1、財務負責人關(guān)于調(diào)研情況反饋。各縣公司財務負責人反饋本公司營收資金調(diào)研情況,存在的實際困難、需要解決的實際問題等。
2、專項小組反饋系統(tǒng)應用測試情況。市公司財務專項小組就銀行系統(tǒng)應用測試情況反饋,將系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)的四個層級資金管理的主要功能進行了演示。
3、市、縣公司財務人員共同討論系統(tǒng)上線后可能遇到的問題,以及如何避免和解決問題。通過論證,各分公司相關(guān)人員均認為該資金管理系統(tǒng)操作簡單,將為一線員工繳存營收資金提供最便利的方式,徹底解決繳存資金存在難點痛點問題。
三、解決問題的辦法
(一)繼續(xù)完善健全制度建設,進一步加強制度執(zhí)行的力度。
各分公司要繼續(xù)做好制度宣傳和落實的強度,并將資金繳存管理納入各分公司主要負責人、財務負責人工作績效考核。
(二)引入支撐系統(tǒng),徹底解決營收資金繳存及時性的問題。
隨著信息化時代的來臨,我們各項工作效率的提升、精細化的管理通過高效信息化系統(tǒng)支持提升已經(jīng)成為必不可少的一部分,濰坊地區(qū)在15年8月實現(xiàn)全市的財務管理ERP系統(tǒng)支撐,物資采購通過供應鏈支撐、物資管理通過物料智能化管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)通過資產(chǎn)智能管理系統(tǒng)支撐,以上通過制度的建設,高效信息系統(tǒng)的支持支撐,已經(jīng)日趨完善。
基于以上工作理念,我們確定解決這一問題最主要的還在于系統(tǒng)的支持支撐的方式,為此我們與多家銀行對接,經(jīng)過多輪測試確認“分銷易”系統(tǒng)符合我們對資金管理及時性的。“分銷易”系統(tǒng)為每位收費人員生成個人專屬二維碼,營收資金直接繳存至市公司統(tǒng)一收入賬戶,收費人員專人專碼,專人專責。
系統(tǒng)支持多維度查詢、通過隨時掃碼的方式將營收資金當天及時繳存至市公司銀行賬戶,省去了一線收費人員到銀行排隊存款的時間、尤其是解決了鄉(xiāng)鎮(zhèn)站遠距離存款的難題,可實現(xiàn)全市收入稽核的四級管理,有效提高全市營收資金繳存效率,全面杜絕收入?yún)R繳不及時情況發(fā)生,同時一人一碼的收費方式也為公司資金管理提供了“倒查機制”,最大限度地確保了營收資金的安全、完整。
為提升廣電品牌形象,為公司員工提供便利,經(jīng)與銀行協(xié)商為濰坊廣電在職員工設計帶有企業(yè)LOGO和企業(yè)文化標識的專屬銀行卡,專屬收費掛牌、座牌,方便每位收費人員當日營收資金及時存入公司賬戶,解決員工因用戶繳費習慣產(chǎn)生的被動墊款現(xiàn)象。
通過以上調(diào)研,我們確定后期調(diào)整濰坊地區(qū)收費模式,啟用銀行“分銷易”分級匯繳系統(tǒng)。系統(tǒng)正式上線前,公司財務部將出具具體的管理辦法以及實施細則,并根據(jù)業(yè)務需要對所涉及人員進行專題培訓,確定于10月28日在高密和臨朐分公司首批上線,11月初全市正式上線。系統(tǒng)上線后,濰坊地區(qū)所有分公司營收資金可確保做到“日清日結(jié)”,當日繳存收入賬戶,不允許再出現(xiàn)任何原因的延遲存款情況。同時建立追責機制,對系統(tǒng)上線后不能及時存繳資金的將啟動倒查機制。
通過一線收費人員收費方式的轉(zhuǎn)變,將完全實現(xiàn)營收資金的專人專責,進一步實現(xiàn)了濰坊地區(qū)收入資金的精細化管理,充分踐行了“不忘初心,牢記使命”的主題教育成果。
中共山東廣電網(wǎng)絡有限公司濰坊分公司委員會
2019年11月4日